毎年12月がやって来ると年末調整をしなければなりません。会社にとっても従業員にとっても面倒な年末調整。一体、年末調整では何をするのでしょうか？なぜ必要なのでしょうか？
年末調整とは？なぜ必要なの？
会社は、毎月、役員や従業員などに対して給与を支払うときに源泉徴収を行っています。しかし、毎月、会社が源泉徴収する金額は、あくまで概算での徴収です。年間の所得税等は、年間の給与の総額、配偶者や扶養親族の状況、生命保険料等の支払額などが確定するまでは確定できないからです。
そのため、年末に、役員や従業員から所得税等を確定するのに必要な情報を会社に報告し、その報告を基に、会社が年間の所得税等を計算し、過不足があれば精算が行われます。
会社にとっては煩雑な事務作業が生じます。しかし、従業員などにとっては、この年末調整が行われることによって、確定申告をすることなく納税までが終わるため、大変便利な制度なのです。
2020年の年末調整の変更点を知りたい方は下記の記事をご覧ください。
年末調整の対象となる人、ならない人
年末調整には対象となる人と対象とならない人がいます。
・年の途中で就職し、年末まで勤務している人
・12月の給与の支払いを受けた後に退職した人 など
・給与の収入金額が2,000万円超の人
・2か所以上から給与をもらっている人で扶養控除等（異動）申告書を提出していない
・非居住者 など
年末調整の流れ
次のような流れで年末調整を行います。
1）従業員から年調資料の提出を受ける
従業員から年末調整に必要な資料を提出してもらいます。
必要な資料には次のものがあります。
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の基礎控除申告書
・給与所得者の配偶者控除等申告書
・所得金額調整控除申告書
・給与所得者の保険料控除申告書
・給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書
また、保険料の支払証明書や住宅借入金の残高証明書などの証明書類も提出する必要があります。
2）給与、社会保険料、源泉徴収税額等を集計する
賃金台帳等をもとに、その年の給与、社会保険料、源泉徴収税額等を集計します。
給与計算ソフトで年末調整までできる場合は、特に作業はありません。
3）年末調整情報を入力し、年調年税額を計算する
従業員から提出された書類の内容を確認し、その内容をもとに、年末調整ソフトに年末調整情報を入力します。これで年調年税額を計算することができます。
4）過不足税額を精算する
3で算出した年調年税額とこれまでの源泉徴収税額を比較します。
源泉徴収税額の方が多ければ従業員等に還付し、少なければ追加で徴収することで、精算します。精算する方法には「給与年調」「賞与年調」「支給後年調」の３つがあり、それぞれタイミングが異なります。
①給与年調
年末調整の過不足税額の精算を、本年最後の給与で行う方法です。
②賞与年調
年末調整の過不足税額の精算を、本年最後の賞与で行う方法です。
③支給後年調
年末調整の過不足税額の精算を、本年最後の給与の支給後に、別で行う方法です。
5）源泉徴収票を交付する
過不足税額の精算のタイミングで従業員等に源泉徴収票を交付します。
6）法定調書合計表等を提出する
翌年1月末までに、税務署に法定調書合計表や源泉徴収票（提出が必要な方のみ）を、従業員の住所がある市町村役所に給与支払報告書を提出します。
なお、従業員等から提出を受けた「給与所得者の扶養控除等申告書」等は、源泉徴収簿と合わせて、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存し、税務署から提出を求められた場合は提出できるようにしておかなければなりません。
年末調整をしないとどうなる？
年末調整をしないと次のような重いペナルティが設けられています。
年末調整を行わず、従業員から適切な金額を徴収しなかった場合・・・1年以下の懲役 または 50万円以下の罰金
年末調整を行ったが、徴収した額を税務署に納付しなかった場合・・・10年以下の懲役 または 200万円以下の罰金
年末調整は従業員の税金という大切なことを取扱うものなので、懲役を含む重いペナルティとなっています。
年末調整を効率的に進める方法
年末調整は短期間の間に大量の処理をする必要があるので、効率的に進めなければならないでしょう。
しっかりと事前準備をしておこう！
年末調整に関しては、毎年のように制度の改正があったり、使用する書類の様式が変わったりします。その年の年末調整の変更点を事前に理解し、準備しておくようにしましょう。特に年末調整の業務経験が浅い担当者がいる場合は、業務内容・手順・よくある問い合わせへの対応方法などをしっかりと事前にレクチャーしておきましょう。
余裕を持ったスケジュールを設ける！こまめなリマインドも必要！
提出期限を設けていても、中には提出期限を守らない人が出てくるでしょう。期限を一人でも守らない人がいると年末調整業務が終わりません。スケジュールに余裕がなければ、とても慌てることになり、ミスの原因にもなってしまいます。そうならないためにも余裕を持ったスケジュールを設定するようにしましょう。
また、期限を守らない人も出てくることを想定して、こまめに提出期限のリマインドをするようにしましょう。
ITツールを使って効率的に！
年末調整ソフトによっては、従業員から年末調整に必要な書類をデータで提出してもらい、連携させることもできます。このようにITツールをうまく使えば年末調整業務の効率化を図ることもできるでしょう。国税庁では年末調整手続の電子化も進めています。
年末調整手続の電子化とは？いつからどう変わる？
年末調整業務のアウトソーシングも考えよう！
税制改正により年末調整業務は年々複雑になっています。また、短期間で正確に終える必要があり、年末調整を担当する従業員には重い負荷がかかります。このような業務はアウトソーシングが向いています。プロに任せることで、従業員の負担を抑えて、短期間で正確にこなすことができるようになります。
年末調整のアウトソーシングについて詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。
（みんなの経理部）年末調整業務をアウトソーシングするメリット
みんなの会計グループが運営する「みんなの経理部」では年末調整のアウトソーシングも承っております。
まとめ
年末調整について解説しました。控除制度の複雑化で書類も多くなっており、年末調整の事務負担は年々、重くなってきています。しかし、国税庁で年末調整手続の電子化に向けた取組みが進められています。今後はITツールを活用すれば、年末調整業務の効率化を図ることができるでしょう。
